Co ma pomidor do zarządzania czasem?

Pytanie na dzisiaj: co łączy pomidora z zarządzaniem czasem? Jeszcze niedawno odpowiedziałabym, że nic. A jednak. Pomidor, a raczej kuchenny timer w kształcie pomidora, jest początkiem niezwykle efektywnej, choć bardzo prostej, techniki zarządzania czasem nazwanej przez jej twórcę, Włocha Francesco Cirillo, Techniką Pomodoro. Do rzeczy, bo na razie wszystko brzmi dość enigmatycznie.

Na czym polega Technika Pomodoro (Pomodoro Technique)

Francesco zaleca, aby każde zadanie jakie masz wykonać podzielić na etapy, które najlepiej zapisać na kartce. Na przykład napisanie posta na blogu można podzielić na szukanie informacji i ilustracji, pisanie tekstu, dodawanie linków i ilustracji, formatowanie tekstu, dodawanie tagów i opisów, czytanie i sprawdzanie poprawności, publikację, powiadomienie internautów o nowym wpisie. Następnie powinnaś wyznaczyć sobie czas 25 minut na intensywną pracę nad realizacją kolejnych etapów. Skup się tylko na tym, co masz do zrobienia. Najlepiej pozbądź się wszystkich przeszkadzajek (Facebook, telefon, itp). Kiedy timer zadzwoni, przerwij pracę niezależnie czy skończyłaś zadanie, czy nie. To czas na około 5 minutową przerwę. Najlepiej wykorzystaj ją, żeby się trochę rozruszać (oczywiście jeśli pracujesz siedząc), albo coś przekąsić i nastawić timer na kolejne 25 minut intensywnej pracy; nazwanej żartobliwie "pomidor" przez twórcę techniki. I tak dalej. Po 4-5 pomidorach, zasługujesz na dłuższą przerwę; 15 - 30 minutową. Ważne, abyś stopniowo odhaczała wykonane etapy pracy na liście, którą przygotowałaś na początku - da ci to satysfakcję z wykonanego zadania. Podsumujmy:

1. Tworzysz listę zadań na dziś.
2. Każde zadanie dzielisz na etapy.
3. Nastawiasz timer na 25 minut.
4. Pracujesz intensywnie starając się wykonać jak najwięcej.
5. Kiedy timer zadzwoni odhaczasz wykonane zadania i robisz sobie do 5 minut przerwy.
6. Wróć do punktu nr 3, czyli nastaw timer na kolejne 25 minut i kontynuuj pracę.
7. Po 4 - 5 sesjach 25 minutowych robisz sobie do 30 minut przerwy. 

Technika Pomidora dla zaawansowanych

Eksperci od pomidorowej techniki mają jeszcze kilka wskazówek, dzięki którym zostaniesz mistrzem tej techniki zarządzania czasem. Wyznaczyli 6 celów, jakie powinnaś sobie postawić i kolejno realizować, aby osiągnąć perfekcję. To bardzo ważne, żeby osiągnąć cel zanim przejdziesz się do realizacji kolejnego.

1. Cel pierwszy: Od samego początku stosowania techniki sprawdzaj ile pomidorów (czyli okresów 25 minut) potrzebujesz, aby wykonać od początku do końca dane zadanie. 
2. Cel drugi: Nie pozwól, aby cokolwiek rozpraszało twoją uwagę w czasie jednego pomidora. Bądź skupiona tylko na zadaniu.
3. Cel trzeci: Oszacuj ile pomidorów potrzebujesz, aby wykonać dane zadanie (nauczysz się tego po osiągnięciu celu pierwszego z tej listy). Pomoże ci to tworzyć realistyczne plany zadań na każdy dzień.
4. Cel czwarty: Rozplanuj czas jednego pomidora tak, aby starczyło ci go na krótką powtórkę na początku i krótkie podsumowanie na końcu.
5. Cel piąty: Dostosuj i modyfikuj swój rozkład zajęć w zależności od ilości i rodzaju zadać, ilości czasu, a nawet pory roku.
6. Cel szósty: Wybierz sobie własny cel, np. jeśli zajmujesz się pisaniem, możesz pracować nad poprawnością i ilością poprawek w czasie jednego pomidora. 

Zalety Techniki Pomodoro

Dzięki Technice Pomidora nauczysz się (współ)pracować z czasem, zamiast ciągle się z nim ścigać. Wiesz, że tego wyścigu nie da się wygrać. Dobre rozplanowanie niezbędnych czynności w czasie, jaki posiadasz, pomoże ci wykorzystać go bardziej produktywnie. 

Po intensywnym wysiłku zasługujesz na odpoczynek. Krótkie regularne przerwy uchronią cię przed przemęczeniem. Podobno nie można się przepracować stosując tę technikę. 

Oszczędzisz dużo czasu, jak opanujesz sztukę radzenia sobie z przeszkadzajkami. Kiedy nauczysz się oceniać ważność różnych dodatkowych zajęć/myśli, uświadomisz sobie, że większość z nich może poczekać aż skończysz pracę. Wtedy spokojnie się nimi zajmiesz z większą uwagą i bez poczucia winy, że znów zmarnowałaś dzień i nic nie udało ci się dopiąć na ostatni guzik. 

Poczucie winy z powodu niewykonanej pracy przeszkadza wielu osobom w wypoczynku. W przypadku samo-zatrudnionych, którzy są własnymi szefami, może nawet uniemożliwiać odpoczynek i skłaniać do pracy non-stop (bo kto ich powstrzyma, jeśli nie oni sami?) Technika Pomidora umożliwia lepsze spożytkowanie czasu w pracy, osiągnięcie większej ilości celów, a co za tym idzie satysfakcję, a wszystko to powinno w końcu  przełożyć się na więcej czasu wolnego i lepsze samopoczucie.

Francesco Cirillo przekonuje, że jego technika pomaga nie tylko jednostkom, ale poprawia rezultaty całych zespołów. Na swojej stornie oferuje nawet kursy i książkę instruktażową, choć mnie jego sposób na zarządzanie czasem wydaje się dość przejrzysty i nie wymagający dalszych objaśnień. Prędzej skusiłabym się na oryginalny timer kuchenny w kształcie pomidora. Możecie go zobaczyć na stronie pomodorotechnique.com. Francesco preferuje właśnie taki archaiczny czasomierz, uzasadniając to twierdzeniem, że konieczność użycia siły do nakręcenia go, udowadnia determinację człowieka do rozpoczęcia działania. Może coś w tym jest?

Stosuję pomidorową technikę od kilku dni i przyznaję, że bardzo mnie mobilizuje i pomaga w doprowadzeniu pracy do końca. Na pewno powrócę do tego wpisu za kilka miesięcy i podzielę się, jak działa na dłuższą metę. A może ty też ją stosujesz i możesz podzielić się sukcesami (porażką?)

Dodałam 15.02.2017 r.
We wpisie Czy technika pomodoro jest dla ciebie? dziele się moim ponad półrocznym doświadczeniem z jej stosowania. Zapraszam do przeczytania.

Jak znasz kogoś, kto ciągle przegrywa wyścig z czasem, udostępnij mu ten wpis, bo może odmienić jego życie! Przypnij tę infografikę na Pinterest. 

Jak ty zarządzasz czasem? Możesz polecić jakąś technikę? Może masz swoją własną?

Fot. Luca Mascaro/flickr.com